現場レポート,  音響・イベント豆知識

イベントの打ち合わせってどんなことするの?

本Blogも春になったということで!!!みなさんいかがお過ごしでしょうか?!?!

春最高!!!!!!! 春ハッピー!!!!!!! もう冬来ないで!!!!!!! 寒いの嫌いだぁ(泣)

 

 

そんなこんなでこの間、広報イベントの打ち合わせについて行きました!!

・・・・・・最近は大きなビルにオフィスがある現場に行くことが多いですが・・・・ここもめちゃくちゃオシャレでしたねーー、現場女子が入るのはちょっとドキドキしてしまう感じですね・・(浮かないかほんとに心配ほんとに)

そんなシャレオツなオフィスの一角を使ってイベントをするという今回の催し。打ち合わせっていっても具体的にどんな事を打ち合わせしているか? ちょっとだけご紹介!!

 

まず、実際にイベントをする部屋を見て、部屋のサイズに応じて、ステージやバックボードのサイズ、PAもどのようなものが合うか確認。こちら側としては、実際に見て、お客様とお話しながら使用するものを固めていくととても安心します!! 今回は予めメールのやり取りを繰り返し、ざっくりした必要想定機材を割り出した上での打ち合わせです。

 

ステージは舞台上にタレント様が何人乗るのか?? 余裕があったほうがいいのか?? 狭くてもいいのか??実際に測って、「こんな感じですかね〜??」とステージがある想定で並んでみたりして、サイズ感を確かめていただきながらこちらもご提案しながら進んでいきます。

バックボードも同様に、「このステージサイズだとバックボードは最初のよりちょっと小さくなって映らないかも・・」というふうに、「”もしかしたら”想定」をしながら打ち合わせ。メールや電話ではサイズ感がつかめないもの。お客様が納得しているのを見てこちらも安心。ほっ。

 

次に、パーライトもご使用ということで、電源まわりの確認。

 

そう、結構大事だけど使う人しか気にしない物、それが電源。

 

知らないと使う人でも気にしないですね・・・まず、どこに電源があるかを確認。

照明は結構電源の消費が激しいのです。今回は2灯ご使用ということで、音響と同系統の電源を使うと多分容量がオーバーしてしまう可能性大・・・・・なので・・・・

ブレーカー落ちます。(泣)

 

イベント中に落ちたら最悪ですよね(汗)オペ中に落ちたら・・・・・もう考えただけで恐ろしい・・・・・・・・・・・・(恐怖

なので、音響と照明電源は別系統が望ましいのです!!

おしゃれな女子社員様方々にお聞きしたところ、やはりわからないとのことでしたので、仕込み日にボスがブレーカーを探って安全な電源場所を探すことに。

 

大体会場を見終わったところでスケジュールや詳細の打ち合わせ。

会の趣旨を伺い、どんなことをするのかざっくりとお聞きしました。

そして、本番は何時からか? それに合わせ、搬入時間をお客様と相談。今回は意外と朝早い本番ということで、前もって設営できないかとこちらからご提案。搬入・搬出の時間は基本的に当日を想定していますが、時間によっては変更する場合もあったり、使用場所の都合上ずれたりと、パターンは様々です。

あとは機材車はどこにとめたらいいのか? 搬入経路はどこからになるのか? ここも確認しておくとスムーズですね!!

(私は終始挙動不審ではなかったか心配でした、おしゃれすぎるぜおふぃす!!!)

 

最後に実際に見て、搬入経路を確認し、おいとまいたしました!!

(※大きいビルの搬入経路についての記事はこちら!)

 

 

基本的にいつもこんな感じで打ち合わせをしております!!

打ち合わせの主な確認項目は

・ステージや音響、バックボードなどのサイズ確認

・必要量の電源をどこから取るかご相談

・仕込み時間、入り時間、リハ時間などのすり合わせ

・搬入経路と駐車場

・その他情報共有(タレント様の必須退出時間・ワイヤレスマイクの電波に関係することなどなど)

・そのほか主催者様のわからないこと、不安などのご質問を解消

 

といった感じですかね!もちろん内容によりちょっとは変動しますが、こんな感じで打ち合わせをしています!

小さすぎるイベントはあまり打ち合わせはしないことが多いのですが、大きいイベントや、メディアも入るイベントなんかは基本的に打ち合わせをして、本番をむかえることが多いです。念には念を、ですね!! うむうむ!!

 

 

 

今回の場所はオフィス街と言われる場所でしたので、どこもランチが美味しそうでした・・・(オイ

いつか美味しいランチだけ食べにあそこらへん行こうかなぁ・・でも、それだけのためにスーツの方々の中に埋もれるのはちょっときつい・・・・・・・とか考える平日のお昼でございました笑

 

 

完。